Delo tajnika oz. tajnice, potrebuje večino podjetij in ustanov, svoje delo pa opravlja bolj samostojno kot administrator.
Delovni postopki
Tajnikovo delo je širokega področja in opravlja različne delovne naloge, kot je sprejem obiskovalcev, strank, poslovnih partnerjev ter z njimi poslovno komunicira. Če naslovnik ni dosegljiv, preusmerja telefonske klice ali pa prevzame klic in preda informacijo naprej, katera pa mora biti točna in zanesljiva. Tajnikovo delo je tudi sprejem pošte, vodenje evidenc, pošto tudi razvršča in pošilja. Skrbi, da je vsa dokumentacija urejena in shranjena v dokumentna gradiva. Po navodilih ali samostojno sestavlja in ureja dopise, zapisnike in drugo dokumentacijo, prav tako pa pomaga pri organiziranju sestankov.
Poleg tega lahko organizira službena potovanja, zagotovo rezervacije in druge obveznosti zaposlenih, vodi rezervacije terminov, se dogovarja za sestanke in izdeluje urnik le-teh. Kadar pridejo gostje ali sodelavci na sestanek, poskrbi za njihovo postrežbo in pogostitev. Vzdržuje informacijski sistem, sledi novostim na tem področju ter vodi evidenco in prisotnost delavcev.
Delovni pripomočki
Tajnik pri delu uporablja predvsem računalnik, skener, tiskalnik, telefon, fotokopirni stroj in drugo ustrezno programsko opremo. Nepogrešljivi so tudi fascikli, mape, svinčniki, papir in bloki. Dokumente lahko sprejme v končni obliki ali pa jih sam pripravi, natisne, razmnoži, razdeli, arhivira… Poskrbeti mora tudi za varno shranjevanje dokumentov.
Na kaj mora biti pozoren?
Tajnikovo delo je sprejem pošte, vodenje evidenc, razvrščanje in pošiljanje pošte, skrbi, da je vsa dokumentacija urejena in shranjena v dokumentacijska gradiva.
Oseba, ki se zaposli kot tajnik, mora biti iznajdljiva, sposobna hitrega dojemanja in razumevanja podanih navodil, zna se prilagoditi spremembam ter skrbi za nadgrajevanje strokovnega znanja.
Ker veliko dela z računalnikom, lahko to vpliva na slabšanje vida, poškodbe hrbtenice pa so lahko posledica sedenja, saj večino časa presedi za pisarniško mizo.
Delovno področje in razmere dela
Tajnik se lahko zaposli kot strojepisec, kot referent za kadrovske evidence in v knjigovodstvu, lahko je urednik nepremičnin, zavarovalništva ali dela kot arhivski uradnik. Tajniška dela lahko opravlja za enega ali več nadrejenih. Večina podjetij potrebuje delo tajnika, glede na njegova znanja, pa lahko dela tudi kot referent za opisana področja.
Delo poteka v zaprtih prostorih, kjer je svetlo in zračno. Lahko je izpostavljen prepihu, drugih neugodnosti pri delu ni.
Aktualne razpise si lahko preverite v kategoriji Administracija.