Zrak je živahen, v trgovinah igra “Jingle Bells” in vse je že praznično. Ne, ne govorimo samo o praznični sezoni – to je tudi čas v letu, ko podjetja izvajajo letni razgovor z zaposlenimi. Ko se bliža novo leto, se mnogi kadroviki ozrejo nazaj na preteklost zaposlenih, preden pogledajo naprej. Da bi kadrovskim strokovnjakom pomagali prebroditi to specifično sezono pregledov, je pomembno razumeti najboljše prakse v zvezi z ocenjevanjem uspešnosti in tudi, česa ne smete početi.
Letni pregled zaposlenih je priložnost za vodje in zaposlene, da se dotaknejo delovne uspešnosti. Običajno se ocena uspešnosti izvede enkrat letno in odpre dialog med vodjo in zaposlenim za oceno področij izboljšav in področij prednosti. Nekatere ocene se osredotočajo na poklicni razvoj in poklicno pot, druge pa se lahko neposredno nanašajo na plačilo. Med tema dvema področjema se lahko prekrivata, vendar bomo kmalu ugotovili, zakaj bi se morda želeli izogniti tovrstnim dvojnim pogovorom.
Medtem ko je letna revizija lahko stresna, lahko ocenjevanje uspešnosti tudi močno obremenjuje kadrovika ali direktorja. Avtor knjige Kako biti dober pri ocenjevanju uspešnosti Dick Grote opisuje odgovornost v Harvard Business Review: »Ocenjevanje uspešnosti zahteva, da ena oseba obsoja drugo. Globoko v sebi je neprijetno.« Če želite vzpostaviti produktiven in sprejemljiv postopek pregleda uspešnosti, se poskušajte izogniti tem zelo pogostim napakam.
1. Pravočasno obvestite o letnem razgovoru
Ne glede na to, ali opravljate ali prejemate letni pregled zaposlenih, lahko priprava koristi obema stranema. Za resnično produktiven pogovor bi moral vodja z zaposlenim vnaprej določiti cilje in pričakovanja. Tako lahko zaposleni dela v smeri opredeljenih ciljev, za katere ve, da bodo ocenjeni na letnem razgovoru zaposlenih.
Ti pogovori ne bi smeli biti presenečenje, ampak bolj kot določena stična točka, ki ji lahko zaposleni prizadeva. Nekaj tednov pred ciklom pregleda se obrnite na zaposlenega in ga spomnite na morebitne cilje, ki so bili opredeljeni, ter ga spodbudite, da oceni, ali je te cilje dosegel ali kje je v procesu. Morda boste celo želeli deliti obrazec za samoocenjevanje pred razgovorom, da boste zaposlenega lažje pripravili na pogovor.
2. Predhodno strukturirajte razgovor
Razmislite o oblikovanju formule letnega pregleda zaposlenih za vse zaposlene. Vzpostavitev standarda za te vrste pogovorov vam ne bo le pomagala, da se boste v tem trenutku počutili bolj udobno, ampak bo zagotovila pošten postopek pregleda uspešnosti na vseh področjih. Osvežite svoje komunikacijske sposobnosti in se vključite v razpravo z jasnimi točkami pogovora in zaključki za zaposlenega. Morda boste celo želeli pripraviti scenarij, na katerega se boste lahko sklicevali med temi sestanki. Morda že imate skriptiran vodnik za odpuščanja ali druge napete kadrovske scenarije, zato si zaradi doslednosti oglejte vse obstoječe dokumente in izkoristite priložnost, da dodate vire svojega podjetja.
3. Zagotoviti samo eno stališče
Pomembno je, da v vsakem letnem pregledu zaposlenih predstavljate več kot eno stališče. Lahko bi bilo dobro, da vključite povratne informacije sodelavcev in svoje. Zaposleni sodelavci morda bolje razumejo nabor njegovih poklicnih spretnosti in morda tudi lahko komentirajo posameznikov splošni komunikacijski slog. Poleg tega lahko različni viri povratnih informacij, ki delijo podobna stališča, pomagajo okrepiti oceno. Na primer, če trije člani ekipe trdijo, da je posameznik pokazal odlične vodstvene sposobnosti, ima lahko občutek večjo težo v primerjavi z mnenjem ene osebe.
4. Govorite samo vi
Ne pozabite, da mora biti vsak letni razgovor zaposlenih pogovor, ne predstavitev. Dovolite, da se tudi zaposleni izrazi, in pozdravite njihov prispevek. Eden od načinov za to je, da začnete pregled z njihovo samooceno. Poskusite o tem razmišljati kot o delitvi odgovornosti za razpravo – in potem upajmo, da bo zaposleni čutil enako in prevzel več odgovornosti v celotnem procesu. Lahko pridejo k mizi s primeri in novimi cilji, kar je lahko dolgoročno produktivno za vse.
5. Ne pokrivajte preveč tem
Lahko postane zmedeno, če sta tako razvoj kot nagrajevanje zaposlenega združena v isti pogovor. Med postopkom letnega razgovora zaposlenih se je zlahka ujeti v to past. Navsezadnje mnogi milenijci menijo, da je nadomestilo, ki temelji na uspešnosti in ne na zaposlitvi, privlačna kakovost delodajalca, zato je enostavno razumeti, kako bi lahko razvoj in denarna napredovanja šla z roko v roki. Čeprav sta obe povezani, si področji zaslužita ločene pogovore. Dovolite, da se razgovor resnično osredotoči na uspešnost zaposlenega. Pogovarjajte se o tem, kako so se izkazali in kako se lahko izboljšajo. In potem, ko so določeni cilji doseženi, se lahko pojavi tema plačila.
6. Osredotočanje na osebnost
Ko ocenjujete zaposlenega, naj bo povratna informacija osredotočena na poklicne zasluge. Poskusite se izogniti kritiziranju osebnostnih lastnosti zaposlenega in se osredotočite na načine za izboljšanje komunikacije, če obstajajo težave z njihovim odnosom z drugimi. Na primer, namesto da rečete nekaj takega, kot je “Nihče noče delati z vami,” lahko rečete nekaj takega, kot je: “Nekateri ljudje so ugotovili, da je sodelovanje z vami izziv.” Naj bo kritika povezana z delom in poskusite ponuditi konstruktivno povratno informacijo namesto povratne informacije o značaju.
7. Zaslepitev z negativnimi povratnimi informacijami
V idealnem primeru zaposleni ne bi smel biti presenečen nad ničemer, o čemer razpravljate v letnem razgovoru. Povratne informacije v realnem času bi morale biti dane svobodno in bodo pomagale obvladati pričakovanja do zaposlenega. Običajno pregled ne bi smel biti prvič, ko zaposleni prejme kakršno koli specifično kritiko. Namesto tega je treba vse izzive, ki so bili ugotovljeni med njihovo zaposlitvijo, razumeti in med potjo dobro dokumentirati. Primeri iz resničnega življenja bodo le pomagali utemeljiti povratne informacije, zato izkoristite priložnost, da črpate iz teh izkušenj in zagotovite uporabne nasvete v ciklu pregleda.
8. Zagotavljanje nejasnih povratnih informacij
Da bi ublažili negativne komentarje, je preprosto govoriti o težavah, namesto da bi jih neposredno predstavili. Vendar pa bi ta pristop “sladkornega premaza” lahko povzročil več škode kot koristi – tako za zaposlene kot za podjetje. Povratne informacije naj bodo povezane z dejstvi in primeri ter ne poskušajte omiliti ali posplošiti sporočila. Kot rečeno, negativnih povratnih informacij ni treba podati na oster način. Prizadevajte si, da bi bili produktivni s tem, kako govorite o vprašanju ali težavah. Namesto da rečete: “Vedno narediš X in nikoli Y,” poskusi našteti primere, ko bi lahko opravili nalogo ali bolje komunicirali. Lahko bi pokazali, kako so bile stvari narejene, in se nato konstruktivno pogovorili o tem, kako bi jih lahko v prihodnosti naredili bolje. Utemeljitev vaših povratnih informacij bo samo okrepila vaš položaj in upam, da bo zaposlenim pomagala, da se bodo počutili bolj dovzetne.
9. Nedokumentiranje pregleda ali zagotavljanje jasnih elementov ukrepanja
Ne glede na to, ali je razprava potekala odlično ali je bila nekoliko napeta, je pomembno, da jasno dokumentirate, o čem se je razpravljalo v letnem pregledu zaposlenih. Posameznik ga lahko uporabi kot referenco za prihodnje pogovore o plačilu in naj mu služi kot vodilo za razvoj kariere. Skupaj se dogovorite o naslednjih korakih in uskladite posameznikove naloge in cilje za prihodnje tedne. E-poštno sporočilo za povzetek elementov dejanja in povratnih informacij lahko pomaga ublažiti kasnejšo zmedo glede tega, kar je bilo povedano ali dogovorjeno.
10. Komunikacija se zaključi s pregledom
Letni pregled zaposlenega ne bi smel biti prvič ali zadnjič, ko se s posameznikom povežete glede njegove delovne uspešnosti. Pomembno je, da redno posodabljate status. Preverite, kako napredujejo pri svojih poklicnih ciljih. Pogovorite se o področjih, ki so bila opredeljena za izboljšave, in spodbudite zaposlenega, da pove, kako sprejema ukrepe za rast. Bodite tam, da nudite nasvete in povratne informacije v realnem času.
Letni pregledi zaposlenih morajo sprožiti produktivne, spodbudne in odkrite pogovore. Pomagajte zaposlenim razumeti, kaj lahko storijo za poklicno izboljšanje in napredovanje v karieri. To olajša ohranjanje kakovostnih zaposlenih, zlasti milenijcev, saj ta skupina še posebej ceni karierni razvoj.