Administrator/ka z iznajdljivostjo in organizacijskim darom

Lokacija: Tehnološki park Ljubljana

Zaposlitev: polni delovni čas, za določen čas (1 leto)

Smo hitro rastoče podjetje v mednarodnem okolju, ki razvija pametne rešitve za trajnostno mobilnost. S širitvijo na nove trge in razvojem novih storitev potrebujemo odločno, fleksibilno in natančno osebo, ki bo z veseljem poskrbela, da bo administracija tekla gladko – tudi takrat, ko pride več nalog hkrati z različnih smeri.

Če si iznajdljiv/a, znaš komunicirati z različnimi oddelki (vključno s pravniki) in te veseli, da so stvari urejene, potem bereš pravi oglas.

Tvoje naloge bodo med drugim:

• Priprava, upravljanje in arhiviranje pogodb, prilog in ponudb (tudi v sodelovanju s pravniki)
• Ažurna komunikacija z uporabniki, franšizami in partnerji v SLO, ITA in Balkanu (po e-pošti in telefonu)
• Podpora pri urejanju reklamacij, vračil in izplačil
• Upravljanje dokumentacije (prejeto/odposlano), licenc, uporabniških dostopov in promocijskih kod
• Vodenje evidenc, delovnih nalogov in internih dokumentov (vključno z Excel/Google Sheets)
• Organizacija potovanj, nočitev, koledarjev in dogodkov (sestanki, team buildingi …)
• Usklajevanje z računovodstvom, vodstvom in operativnim oddelkom
• Pomaganje pri zaposlovanju in onboardingih (pogodbe, dostopi, oprema, interni dokumenti)
• Podpora pri upravljanju pravnih zadev in sodelovanju z zunanjimi partnerji
• Sooblikovanje internih procesov in sodelovanje pri projektih (kjer se pričakuje samoiniciativnost)
• Sodelovanje pri pripravi poročil, tabel in predstavitev za vodstvo ali partnerje

Iščemo osebo, ki:

• Ima vsaj 2 leti izkušenj na podobnem delovnem mestu
• Je že delala na področju kadrovanja (pozna procese zaposlitve)
• Zna učinkovito komunicirati in usklajevati delo z različnimi deležniki
• Se znajde v hitro spreminjajočem se okolju in zna poiskati rešitve tudi brez jasnih navodil
• Ima odlično znanje slovenskega in angleškega jezika; italijanščina je velik plus
• Obvlada MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Chatgpt, Google orodja (Docs, Sheets, Slides) itd.
• Je natančna, organizirana, samoiniciativna, a hkrati rada dela v ekipi
• Se ne boji tehnologije in hitro usvoji nova orodja in sisteme

Ponujamo:

• Stabilno zaposlitev za določen čas 1 leta z možnostjo podaljšanja
• Delo v moderni pisarni s sproščenim vzdušjem
• Veliko samostojnosti in odgovornosti, hkrati pa podporo ekipe
• Možnosti dodatnih izobraževanj
• Redna druženja (pikniki, teambuildingi, afterworki) in človeški odnos do dela

Prijava

Pošlji nam svoj življenjepis in seznam orodij/programov, ki jih uporabljaš pri delu (ter stopnjo znanja), najkasneje do 31. maja 2025 preko spodnjega obrazca.

Veselimo se tvoje prijave!