Napake, ki se jim izognite pri pisanju življenepisa

Življenjepis je eden najpomembnejših dokumentov pri iskanju zaposlitve. Pogosto predstavlja prvi stik med kandidatom in delodajalcem, zato mora v kratkem času jasno pokazati, kdo ste, kaj znate in zakaj ste primerni za razpisano delovno mesto.

Tudi kandidat z odličnimi izkušnjami lahko ostane brez povabila na razgovor, če je njegov življenjepis nepregleden, preveč splošen ali poln nepomembnih informacij. Kadroviki običajno najprej opravijo hiter pregled prijave, zato morajo biti najpomembnejše informacije vidne takoj.

V nadaljevanju predstavljamo najpogostejše napake pri pisanju življenjepisa in praktične nasvete, kako jih odpraviti.

1. Pošiljanje enakega življenjepisa vsem delodajalcem

Ena najpogostejših napak je uporaba popolnoma enakega življenjepisa pri vseh prijavah. Če je dokument preveč splošen, delodajalec težko prepozna, zakaj bi bili primerni prav za njegovo delovno mesto.

To ne pomeni, da morate vsakič napisati popolnoma nov življenjepis. Prilagodite predvsem:

• kratek osebni oziroma poklicni profil,
• vrstni red delovnih izkušenj in kompetenc,
• opis najpomembnejših nalog,
• dosežke, povezane z razpisanim delom,
• ključne besede iz zaposlitvenega oglasa.

Če se prijavljate na delovno mesto v prodaji, poudarite rezultate, delo s strankami, pogajanja in doseganje prodajnih ciljev. Pri prijavi za administrativno delo pa naj bodo v ospredju organizacija, natančnost, delo z dokumentacijo in poznavanje računalniških orodij.

2. Nejasen poklicni cilj

Delodajalec mora že na začetku razumeti, za katero delo se prijavljate in kakšno vrednost lahko prinesete podjetju. Splošne izjave, kot sta »iščem nove izzive« ali »želim si dinamičnega delovnega okolja«, o kandidatu ne povedo veliko.

Veliko učinkovitejši je kratek poklicni povzetek, na primer:

Komercialist s petimi leti izkušenj pri delu s poslovnimi strankami, pripravi ponudb in vodenju prodajnega procesa. Usmerjen v dolgoročne odnose s kupci in doseganje merljivih prodajnih rezultatov.

Povzetek naj bo dolg od tri do pet vrstic in prilagojen delovnemu mestu. Osredotoča naj se na izkušnje, strokovno področje in glavne prednosti kandidata.

3. Predolg ali prekratek življenjepis

Pravilo, da mora biti vsak življenjepis dolg samo eno stran, ni primerno za vse kandidate. Ena stran običajno zadostuje študentom, začetnikom in kandidatom z manj delovnimi izkušnjami. Izkušenejši kandidati lahko uporabijo dve strani.

Daljši življenjepis je smiseln samo, kadar dodatne informacije resnično podpirajo prijavo. Pet ali šest strani podrobnih opisov vsakega opravila bo pomembne podatke prej skrilo kot poudarilo.

Izpustite:

• zelo stare in nepomembne zaposlitve,
• podrobne opise osnovnih opravil,
• ponavljanje istih kompetenc,
• izobraževanja, ki niso povezana z delovnim mestom,
• dolge odstavke brez jasnega sporočila.

Življenjepis naj bo dovolj podroben, da pokaže vaše sposobnosti, vendar dovolj jedrnat, da ga je mogoče hitro pregledati.

4. Naštevanje nalog brez dosežkov

Veliko kandidatov samo našteva, za kaj so bili odgovorni. Takšni opisi ne pokažejo, kako uspešni so bili pri svojem delu.

Manj učinkovito:

Skrbel sem za prodajo, stranke in pripravo ponudb.

Bolj učinkovito:

Vodil prodajni proces za več kot 40 poslovnih strank ter z izboljšanjem spremljanja ponudb prispeval k 15-odstotni rasti prodaje.

Kadar je mogoče, dosežke podprite s številkami. Uporabite lahko:

• povečanje prodaje ali prihodkov,
• zmanjšanje stroškov,
• število strank ali projektov,
• hitrejšo izvedbo postopka,
• velikost ekipe,
• izboljšanje zadovoljstva strank,
• zmanjšanje števila napak,
• uspešno uvedbo novega sistema.

Če natančnih številk ne smete razkriti, dosežek opišite brez zaupnih podatkov. Pomembno je, da pokažete rezultat svojega dela.

5. Slaba preglednost in neustrezno oblikovanje

Delodajalec mora ključne informacije najti brez napora. Preveč barv, različnih pisav, grafičnih elementov in dolgih besedilnih blokov zmanjšuje preglednost.

Dober življenjepis ima:

• jasno razdeljene vsebinske sklope,
• enotno pisavo in velikost besedila,
• dovolj praznega prostora,
• poudarjene nazive delovnih mest,
• usklajene datume,
• pregledne alineje,
• enoten slog na vseh straneh.

Uporabite profesionalno in preprosto obliko. Kreativen videz je lahko primeren za oblikovalske poklice, vendar mora tudi takrat vsebina ostati lahko berljiva.

Pazite tudi, da grafični elementi ne nadomestijo pomembnih podatkov. Ocena znanja s petimi pikami ali barvnimi stolpci je manj uporabna kot jasen zapis, na primer »nemščina – B2« ali »Excel – napredna uporaba«.

6. Pravopisne in slovnične napake

Napake v življenjepisu lahko ustvarijo vtis površnosti, zlasti če se prijavljate na delovno mesto, pri katerem so pomembni pisna komunikacija, natančnost ali delo z dokumentacijo.

Pred pošiljanjem:

1. življenjepis preberite večkrat,
2. uporabite preverjanje črkovanja,
3. preverite zapis nazivov podjetij in programov,
4. dokument preberite tudi v obliki PDF,
5. za pregled prosite drugo osebo.

Posebej preverite telefonsko številko, elektronski naslov in datume zaposlitev. Napaka v kontaktnem podatku lahko pomeni, da vas delodajalec sploh ne bo mogel doseči.

7. Neprimeren elektronski naslov

Elektronski naslov mora delovati profesionalno. Naslovi z vzdevki, naključnimi številkami ali neprimernimi izrazi niso najboljša izbira za iskanje zaposlitve.

Najprimernejša oblika je kombinacija imena in priimka, na primer:

ime.priimek@email.com

Če vaš obstoječi naslov ni primeren, ustvarite novega, namenjenega zaposlitvenim prijavam. Nato ga redno preverjajte, vključno z mapo z neželeno pošto.

8. Manjkajoči ali zastareli kontaktni podatki

Na začetku življenjepisa naj bodo jasno zapisani:

• ime in priimek,
• telefonska številka,
• profesionalni elektronski naslov,
• kraj bivanja oziroma širše območje,
• povezava do profila LinkedIn ali portfolia, kadar je pomembna.

Celotnega domačega naslova običajno ni treba navajati, razen če je posebej zahtevan. Prav tako praviloma niso potrebni EMŠO, davčna številka, številka osebnega dokumenta, zakonski stan in drugi občutljivi osebni podatki.

Pred vsako prijavo preverite, ali so podatki še vedno aktualni.

9. Nepravilna uporaba ključnih besed

Številna večja podjetja uporabljajo sisteme za upravljanje prijav, ki kadrovikom pomagajo razvrščati in pregledovati življenjepise. Zaradi tega je koristno, da življenjepis vsebuje izraze, povezane z razpisanim delovnim mestom.

Če oglas na primer omenja vodenje projektov, delo s sistemom SAP, analizo podatkov ali komunikacijo s ključnimi strankami, te kompetence vključite, če jih dejansko imate.

Ključnih besed ne dodajajte umetno in jih ne ponavljajte brez smisla. Vključite jih v:

• poklicni povzetek,
• opis delovnih izkušenj,
• seznam strokovnih znanj,
• dosežke in projekte.

Uporabljajte razumljive nazive ter se izogibajte internim izrazom, ki so bili poznani samo v prejšnjem podjetju.

10. Zapletena oblika, ki otežuje digitalno obdelavo

Močno grafično oblikovan življenjepis z več stolpci, ikonami, tabelami in besedilom v slikah je lahko videti privlačno, vendar ga nekateri sistemi težje obdelajo.

Za večino prijav je varneje uporabiti:

• običajne naslove vsebinskih sklopov,
• jasno kronološko zaporedje,
• besedilo namesto pomembnih podatkov v ikonah,
• preprosto postavitev,
• standardno datoteko PDF, če delodajalec ne zahteva drugega formata.

Datoteko smiselno poimenujte, na primer:

Ime_Priimek_Zivljenjepis.pdf

Poimenovanja, kot so »CV_novi_koncni2.pdf«, ne delujejo profesionalno in delodajalcu ne pomagajo prepoznati kandidata.

11. Neresnične in pretirane trditve

Izkušnje, izobrazbo, znanje jezikov in računalniške spretnosti predstavite pošteno. Delodajalec lahko podatke preveri na razgovoru, s praktičnim preizkusom ali pri prejšnjem delodajalcu.

Če navedete tekoče znanje nemščine, morate pričakovati, da bo del razgovora potekal v nemščini. Podobno velja za programe, strokovna znanja in vodstvene izkušnje.

Svoje dosežke samozavestno predstavite, vendar jih ne izmišljajte in ne pripisujte izključno sebi, če so bili rezultat skupinskega dela. Verodostojnost je pomembnejša od navidezno popolnega življenjepisa.

12. Nepojasnjene vrzeli v zaposlitvi

Krajše vrzeli običajno niso problem, daljša nepojasnjena obdobja pa lahko pri delodajalcu sprožijo vprašanja. Ni treba razkrivati občutljivih osebnih podrobnosti, smiselno pa je obdobje na kratko in nevtralno pojasniti.

Primeri primernih zapisov:

• starševski dopust,
• skrb za družinskega člana,
• dodatno izobraževanje,
• samostojni projekti,
• potovanje in učenje jezika,
• aktivno iskanje zaposlitve,
• zdravstveni premor.

Če ste v tem času opravili tečaj, sodelovali pri projektu ali pridobili novo znanje, to navedite. Namen pojasnila ni opravičevanje, temveč ustvarjanje jasne časovnice.

13. Navajanje nepomembnih ali zastarelih znanj

V življenjepisu ni treba našteti vsega, kar ste kdaj počeli. Podatek, da obvladate osnovno uporabo elektronske pošte, običajno ni posebna prednost. Prav tako seznam programov, ki jih že dolgo ne uporabljate, ne pomaga pri aktualni prijavi.

Prednost dajte znanjem, ki so:

• zahtevana v zaposlitvenem oglasu,
• aktualna in preverljiva,
• povezana z vašimi izkušnjami,
• uporabna pri prihodnjem delu.

Pri računalniških programih in jezikih navedite tudi raven znanja. Izraz »dobro poznavanje« je zelo splošen, zato ga podprite s konkretnim opisom ali primerom uporabe.

14. Neurejena kronologija

Datumi morajo biti zapisani enotno in omogočati hiter pregled poklicne poti. Najpogosteje se uporablja obratno kronološko zaporedje, pri katerem je najnovejša zaposlitev navedena prva.

Primer:

03/2022–danes
Vodja prodaje, Podjetje d. o. o.

Preverite, ali se datumi ujemajo z navedbami na profilu LinkedIn, v prijavnih obrazcih in drugih dokumentih. Manjša odstopanja so lahko nenamerna, vendar lahko ustvarijo dvom o zanesljivosti podatkov.

15. Neprimerna ali nekakovostna fotografija

Fotografija v življenjepisu praviloma ni obvezna, razen kadar je izrecno zahtevana. Odločitev o vključitvi je zato vaša.

Če jo uporabite, izberite:

• kakovostno in dovolj ostro fotografijo,
• nevtralno ozadje,
• urejen in profesionalen videz,
• naraven izraz,
• fotografijo, ki je dovolj aktualna.

Izogibajte se izrezanim fotografijam z zabav, počitniškim posnetkom in pretirano obdelanim portretom. Če primerne fotografije nimate, je bolje poslati življenjepis brez nje.

16. Pretirano navajanje hobijev

Hobiji niso obvezen del življenjepisa. Koristni so, kadar pokažejo pomembne lastnosti, dodatna znanja ali povezavo z delovnim mestom.

Namesto splošnega zapisa »šport, glasba in potovanja« lahko navedete konkretnejšo dejavnost:

Prostovoljni trener mladinske košarkarske ekipe.

Tak zapis lahko pokaže odgovornost, organizacijske sposobnosti in delo z ljudmi. Izpustite hobije, ki prijavi ne dodajo vrednosti, ter podatke, ki bi po nepotrebnem razkrivali občutljive osebne okoliščine.

17. Manjkajoče povezave do portfolia ali projektov

Pri oblikovanju, programiranju, pisanju, fotografiji, arhitekturi, marketingu in podobnih poklicih samo navedba znanja pogosto ni dovolj. Delodajalec želi videti konkretne primere dela.

Dodate lahko povezavo do:

• osebnega portfolia,
• profila GitHub,
• strokovnega profila LinkedIn,
• objavljenih člankov,
• oblikovalskih projektov,
• predstavitve izvedenih projektov.

Preden povezavo vključite, preverite, ali deluje in ali je vsebina primerna za potencialnega delodajalca.

18. Neposodobljen življenjepis

Življenjepisa ne posodabljajte šele takrat, ko nujno potrebujete novo zaposlitev. Pomembne dosežke, izobraževanja in odgovornosti je pozneje težje natančno obnoviti.

Dokument posodobite po:

• spremembi zaposlitve ali položaja,
• končanem večjem projektu,
• pridobljenem certifikatu,
• dodatnem izobraževanju,
• napredovanju,
• doseženem pomembnem rezultatu.

Koristno je hraniti daljšo osnovno različico z vsemi podatki. Iz nje nato za vsako prijavo pripravite krajši, prilagojen življenjepis.

Kaj mora vsebovati dober življenjepis?

Dobro pripravljen življenjepis običajno vključuje:

1. kontaktne podatke,
2. kratek poklicni povzetek,
3. delovne izkušnje v obratnem kronološkem vrstnem redu,
4. najpomembnejše dosežke,
5. izobrazbo,
6. strokovna in digitalna znanja,
7. znanje jezikov,
8. pomembne certifikate in usposabljanja,
9. povezavo do portfolia, kadar je relevantna,
10. izbrane dodatne dejavnosti ali interese.

Vrstni red prilagodite svoji karierni stopnji. Izkušen kandidat naj najprej izpostavi delovne izkušnje, študent ali začetnik pa lahko več prostora nameni izobrazbi, študentskemu delu, praksi, prostovoljstvu in projektom.

Kontrolni seznam pred pošiljanjem

Preden življenjepis pošljete delodajalcu, preverite:

• Ali je prilagojen konkretnemu delovnemu mestu?
• Ali so najpomembnejše kompetence hitro vidne?
• Ali sem namesto nalog izpostavil tudi dosežke?
• Ali so podatki resnični in preverljivi?
• Ali so datumi zapisani dosledno?
• Ali so kontaktni podatki pravilni?
• Ali dokument vsebuje pravopisne napake?
• Ali so povezave do portfolia in profilov delujoče?
• Ali je oblika pregledna tudi na telefonu?
• Ali se PDF pravilno odpre?
• Ali je ime datoteke profesionalno?
• Ali sem priložil tudi motivacijsko pismo, če je zahtevano?

Dober življenjepis je jasen, prilagojen in verodostojen

Namen življenjepisa ni predstaviti vsake podrobnosti vaše poklicne poti. Njegova naloga je delodajalcu hitro pokazati, da imate znanje, izkušnje in potencial za razpisano delovno mesto.

Najboljši življenjepis ni nujno grafično najbolj izstopajoč ali najdaljši. Je pregleden, vsebinsko prilagojen, podprt s konkretnimi dosežki in brez nepotrebnih informacij. Z odpravo najpogostejših napak boste povečali možnost, da delodajalec vašo prijavo opazi in vas povabi na zaposlitveni razgovor.

Aktualna prosta delovna mesta pa lahko preverite na: https://www.zaposlitev.info/prosta-delovna-mesta/